La normativa sobre el control horario digital en España, que entrará en vigor el 1 de enero de 2025, introduce importantes cambios para asegurar el cumplimiento de las obligaciones laborales y garantizar la transparencia en la gestión del tiempo de trabajo. Estas medidas son aplicables a todas las empresas, independientemente de su tamaño o tipo de modalidad laboral. A continuación, explicamos los puntos esenciales que debes conocer.
1. Registro horario digital obligatorio
Todas las empresas deberán implementar un registro horario digitalizado que documente la jornada laboral de sus empleados, sin importar si trabajan de manera presencial, remota o híbrida. Esta obligación también afecta a los autónomos con empleados a su cargo.
El registro debe reflejar de forma clara y precisa las horas de inicio y finalización, así como las pausas durante la jornada. Esta medida facilita que tanto empleados como inspectores puedan acceder a los datos de forma transparente.
2. Requisitos del sistema de control horario
Para cumplir con la normativa, el sistema de control horario debe satisfacer varios requisitos técnicos:
- Accesibilidad multiplataforma: Debe poder utilizarse desde ordenadores, tablets y dispositivos móviles, lo que es crucial para el teletrabajo y las modalidades híbridas.
- Seguridad de los datos: Debe cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) para garantizar la confidencialidad y seguridad de la información personal.
- Inalterabilidad e integridad: Los registros no deben ser modificables sin dejar constancia de los cambios.
- Opciones de geolocalización: Se recomienda que el sistema incluya geolocalización para supervisar trabajos remotos o desplazamientos profesionales.
3. Sanciones por incumplimiento
No cumplir con las nuevas obligaciones puede conllevar sanciones económicas significativas:
- Las multas pueden oscilar entre 626 y 6.250 euros, dependiendo de la gravedad de la infracción.
- Se considera infracción no contar con un sistema de control horario o utilizar uno que no garantice la integridad de los datos.
Para evitar sanciones, es fundamental contar con una solución tecnológica que cumpla con la legislación vigente.
4. Beneficios de implementar un control horario digital
Adoptar un sistema de control horario digital no solo asegura el cumplimiento de la normativa, sino que también ofrece numerosos beneficios:
- Transparencia y confianza: Facilita una relación laboral más clara y justa al registrar de forma objetiva el tiempo trabajado.
- Mejora en la gestión del tiempo: Permite a los responsables optimizar horarios y asignaciones de trabajo.
- Eficiencia operativa: Automatiza procesos administrativos y reduce errores en el cálculo de horas.
- Cumplimiento normativo: Facilita auditorías e inspecciones al disponer de datos accesibles y actualizados.
5. Preparación e implementación
Para adaptarse a tiempo a esta normativa, las empresas deben tomar medidas proactivas:
- Evaluar las necesidades específicas de control horario de su plantilla.
- Seleccionar una solución tecnológica que cumpla con los requisitos legales.
- Capacitar a los empleados para usar el nuevo sistema de forma eficaz.
- Implementar el sistema de forma gradual para identificar posibles problemas.
- Revisar periódicamente el sistema para asegurar su correcto funcionamiento y cumplimiento legal.
